企業通過參加國外展會來拓展新市場，是一種非常高效的營銷方式。參加海外展會不僅能接觸到的意向客戶，還能了解同行信息，及時把握行業發展趨勢，樹立公司國際形象，增加學習機會。下面重點說說參加國外展會要準備什么東西，以及參展的流程及注意事項。
一、參展前
1. 對展會的選擇：
1) 先確定每年參加展會的次數和預算、目標市場劃分、參展人員安排。一般來說參加一次參會，人均費用會在三萬元左右，以每次國外展會至少兩至三人參加、每年至少兩次國外展會計，一年費用大約在十多萬元人民幣左右。另外考慮到要接回多少訂單才能銷掉這部分費用，否則久參無效，慢慢老板可能就不會支持你繼續參展了。
2) 將所有行業展會詳細列出，然后和同行打聽哪些展會效果較好，哪些較差。
3) 通過展會網站上的參展商名單，查看同行中的龍頭老大一般參與哪些展會，跟著參就行了。
4) 一般來說行業雜志上都會有一些展會清單，包括一些收費平臺，都會告訴你他們發行的雜志或光碟會在哪些展會上分發，可以從中選擇。貿易網站也會有清單提供，但相對來說綜合展會較多，專業展會也有，卻只有幾個稍大一點的行業。
5) 如有精力、時間、足夠的預算和人員，也可以一年選擇五六個不同的展會都參一參，然后從中篩選(我一個同行就是這么干的，每年參展費用不下一百萬)。
2. 提前準備制作樣品、產品價格表以及產品展示用的PPT或者視頻：
參展前2個月必須完成產品樣本制作，完成價格表的制作，以便業務員熟悉，當場快速報價，可避免時間緊迫造成的報價失誤流失客戶。制作好產品PPT或者視頻演示，在展會中可以非常容易吸引客戶圍觀，給攤位帶來人氣，老外也有在展廳也有湊熱鬧的習慣，商人的思維定勢是人多圍觀的一定有商機。
3. 展臺布置的基本原則：
遠觀效果醒目有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協調;
展位結構和圖片序列應考慮人流密度和流向;
無論標準展位還是特型展示，都必須增加照明燈光;
展品和圖片的展示高度應符合人體身高和視角;
展區微觀細節構造應考慮：展臺、展架、展示墻、標牌、標識、洽談區，圖片設計、說明性文字。
4. 熟悉參展商手冊：
認真閱讀參展商手冊，它是展覽會期間各方面的指南。這些手冊內容簡明易懂，里面有你所要了解的關于展覽會的一切內容，比如：展覽日程安排、登記程序、參展商資料、展覽說明、運輸服務、住房信息、廣告促銷信息等。
又比如說，可以讓我們獲悉那些國外同行也來參展，可以派人到他們攤位蹲點，獲取產品情報和攔截客戶索取名片。
5. 其他：
1) 提前辦理好護照與簽證。護照是一定要本人辦理，由本人攜帶身份證戶口本去其戶口所在地的出入境管理部門申請。而簽證一般可由展覽公司代辦，但也需要本人提供相關的材料，需要注意的是美國簽證需要本人親自去面試辦理。
2) 檢查物品清單表(下圖為示例)
3) 一定要提前了解國家的出境入境海關的規定，什么是不允許帶進的，什么是不允許帶出的(需填好海關報關單后與報關物品一同交給海關人員進行檢查)。
4) 機票無論是自己訂好的，還是參展機構幫你訂的，都要核實你的登機時間，因為出國參展的話，涉及到轉機、海關及行李托運等，一定要把握好時間，誤了登機就麻煩。
5) 提前制定好你的行程，到了目的地參展、布展一切都很緊湊，如果沒有詳盡的行程，那你的效率會很低。
二、參展中
1. 切勿亂發亂發宣傳材料。不少參展企業以為宣傳資料/樣品盡量多發，名片盡量多拿就可以多開發客戶。然并卵~
展前準備工作需要對業務員進行培訓，熟悉產品性能，能夠熟練地給客戶演示產品操作，并學會提問專業的產品問題，讓客戶覺得是在和行家接觸，引導客戶進入談判桌。適當和客戶拍照留念，以便后期跟蹤時候增強客戶印象快速想起你。
2. 去其他展位拜訪客戶，或者出去辦事，記得來回的路很重要，因為一般展館都很大，可以在網站打印地圖或者保留展會提供的手冊，里面會有詳細內容。
3. 盡量記得客戶的名字和長相，可以通過整理名片和拍照記住。
三、參展后
1. 視展后及時客戶跟蹤。你以為每天撤展后就能馬上回酒店休息，或者出去旅游?做當天的回憶錄筆記很重要!展會結束之后，馬上根據展中筆記中客戶談到的需求要點，優先處理意向明顯的客戶，指定回訪時間表，電話郵件及時跟進，不要讓客戶跟蹤拖的太久。
2. 做經驗總結。沒有一次展會會是一樣的，每次展覽會結束后，要盡快花時間對自己的表現進行自我評估，以便不斷自我改進。
你越了解自己在展會上的表現，今后就越能夠在展會中得到提高，不斷提升接單率。
四、省錢小妙招
1. 攤位費：一般在兩千至三千美元左右，像美國展會標攤大多為光地，展位之間僅用布帷隔開，所以還要預算搭建的費用，一般另加一千至兩千美元。歐洲如收兩千多歐元，則已包含地毯、板壁、前臺、桌椅等基本設施。
2. 機票：如果能提前一個半月預定，費用至少能低三分之一。
3. 酒店費用：在美國，如果選擇離展會稍遠的二三星酒店，一般可低至四十至七十美元/晚，可通過租車來減少交通麻煩，一般車輛租金在60美元/日。兩三個人則能省不少費用。提前在網上預訂，則優惠更多。
4. 手機費用：一般半月時間至少預算一千五至兩千人民幣。最好利用當地投幣電話，可省不少費用。
5. 樣品運送費：這塊沒法省。很多展會指定運送商，從中牟利。建議先把樣品弄成小包裝，用TNT寄往當地朋友處，到時運到展館門口，然后手提懷抱一一運送進去，可省去兩百多美元從門口運到攤位的運送費。
6. 桌椅、地毯、海報、飾品等費用：可以在國內買好折疊輕便式，除去運費后，仍能省去不少費用。
7. 吃的費用：如果自己吃，一般以每人每餐十歐元/七美元計。最好選擇自助餐，否則另須付15%至20%的小費。
8. 交通：比如在德國可利用展商卡免費乘坐各種交通工具，在美國可租車或與當地朋友聯絡接送問題。在巴黎則可利用四通八達的地鐵系統。
